Styrelsen kan kalla till extra årsmöte för att besluta i en större fråga som inte kan vänta till det ordinarie årsmötet. Styrelsen måste vara beslutsmässig, det vill säga bestå av minst tre valda personer (en ordförande och två ledamöter), för att kunna kalla till ett extra årsmöte. Det är mindre vanligt förekommande, men på det extra årsmötet kan också nya ledamöter till styrelse eller valberedning utses. Om styrelsen har föreslår att ersätta eller komplettera styrelse eller valberedning ska dessa personer presenteras som ett förslag från styrelsen.
Det extra årsmötet kan äga rum när som helst på året. Det finns inga särskilda bestämmelser avseende ett extra årsmöte i lokalföreningarnas stadgar, men det är lämpligt att följa samma bestämmelser som gäller för det ordinarie årsmötet, det vill säga att kallelsen ska skickas ut minst två veckor innan mötesdagen. Stadgarna ger ingen rätt till medlemmarna i distriktet att kalla till ett extra årsmöte, men om en större grupp av medlemmar går samman i en önskan om ett extra årsmöte bör styrelsen hörsamma det önskemålet. Det är i sådana fall bra att medlemmarna om möjligt går samman och skriver en motion som kan behandlas på det extra årsmötet och som styrelsen kan svara på.
Det är viktigt att poängtera att det extra årsmötet måste ha ett konkret förslag att behandla. Det räcker till exempel inte att medlemmarna vill framföra kritik gentemot styrelsen. De måste presentera ett förslag för att lösa/komma vidare i problematiken.
Förberedelserna och protokollförandet av det extra årsmötet är dem samma, bortsett att dagordningen endast omfattar ett fåtal av det ordinarie årsmötet punkter. Detta mot bakgrund av att det enda fråga som ska behandlas är styrelsens förslag, alternativt den inkomna motionen från en större grupp medlemmar.
Lathunden nedan omfattar sju steg som går igenom alla moment som styrelsen behöver ha koll på för att kalla till och protokollföra det extra årsmötet.
Kallelse till extra årsmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________ (Till exempel: Sjuhärad eller Jämtlands län)
Datum: ___________
Tid: ___________
Plats: ___________
Kallade: Medlemmar i ___________ län.
Avsändare: ___________, (Vanligen ordförande)
Kontaktperson för frågor och anmälningar: ___________, (vanligen sekreterare)
Dagordningen också kallad föredragningslista regleras av stadgarna och kan skickas ut tillsammans med kallelsen. Tänk på att det extra årsmötet endast ska behandla styrelsen väckta förslagen alternativt medlemmarnas inkomna motion.
Föredragningslista för extra årsmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________
Anteckning av mötesdeltagare
Val av mötesfunktionärer och justeringsmän
Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
Fastställande av föredragningslista
Av styrelsen väckta förslag / Inkommen motion
Beskrivning styrelsen / Beskrivning av inkommen motion
Eventuellt svar från styrelsen
Endast om det inkommit en motion från medlemmar
På det extra årsmötet behandlas endast styrelsens förslag vilket är själva upprinnelsen till mötet. Alternativ så behandlas endast motionen från medlemmarna med styrelsens svar. Det är alltså en av bilagorna nedan som kan komma i fråga för det extra årsmötet.
Bilaga: Styrelsen förslag X
Styrelsen ska beskriva bakgrunden och motiven/skälen bakom sitt förslag. Det är bra om texten är lättillgängligt skriven. Det ska också tydligt framgå vilket beslut som styrelsen vill att årsmötet ska fatta. Exempel: Styrelsen vill att årsmötet ska ta beslut om: att fokusera på enprocentregeln under det kommande året. Förslaget kan omfatta fler än en att-sats. Och styrelsen kan ställa fler olika förslag till årsmötet, men handlar förslagen om olika saker/berör skilda verksamhetsområden ska en bilaga för varje enskilt förslag biläggas till handlingarna.
Bilaga: Inkommen motion X med styrelsen svar
Motionen inskickad av en medlem eller en grupp medlemmar är vanligen uppbyggd på samma sätt som styrelsens förslag. Se beskrivning ovan. Det går däremot inte att ställa samma formkrav på medlemmarna som på styrelsen. Det innebär att även motioner som saknar att-satser ska behandlas på årsmötet. Styrelsen ska skriva ett svar på motionen där styrelsen argumenterar för hur den tycker att årsmötet ska ställa sig till motionen. Avslutningen kan styrelsen föreslå årsmötet att (1) bifalla motionen (bifalla alla att-satser), (2) Att motionen i sin helhet (avslå samtliga att-satser), (3) bifalla delar av motionen och avslå andra delar (bifalla vissa att-satser och avslå andra). Bifall betyder att styrelsen vill att årsmötet ska rösta JA till motionen.
Kallelsen med dagordning och bilagor ska skickas ut av kansliet senast två (2) veckor före utsatt datum för det extra årsmötet. För att kallelsen ska gå ut i tid behöver därför kallelsen skickas in fyra (4) veckor innan mötesdatumet till kansliet. Kontaktuppgifter hittar du på www.kro.se/kontakt
Det kan vara bra att utse en kontaktperson som kan svara på frågor och ta emot anmälningar till årsmötet.
Tänk på de praktiska förberedelserna. Vem ordnar med fika, kommer tidigare och kokar kaffe och tevatten med mera. De kan också vara bra att engagera en person med vana av föreningslivet som mötesordförande, om ingen i styrelsen känner sig trygg med den uppgiften.
Var noga med att protokollföra årsmötet på rätt sätt. Protokollet ska skrivas under av mötessekreterare och justeringspersoner. Upprätta också en närvaroföreteckning, en lista som alla mötesdeltagare får skriva upp sig på.
Protokoll för extra årsmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ___________
Datum: ___________
Tid: ___________
Plats: ___________
Närvarande: Se bilaga 1. Närvaroförteckning
Mötesparagrafer:
Mötets öppnande
___________ öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
Anteckning av mötesdeltagare
Mötesordförande tar fram närvaroförteckningen och läser upp namnet på alla närvarande. Mötesordföranden konstaterar att x personer är närvarande. Närvaroförteckningen biläggs protokollet.
Val av mötesfunktionärer och justeringspersoner
Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ samt ___________ till justeringspersoner.
Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
Mötesordföranden redogör för hur och när möteskallelsen skickades ut. Kallelsen skickades ut datum årtal vilket betyder att mötet är stadgeenligt utlyst.
Fastställande av föredragningslista
Mötesordförande frågar om det finns några frågor kring föredragningslistan/dagordningen
Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag
Mötesordförande redogör styrelsens förslag alternativt den inkomna motioner till det extra årsmötet. Motionsställaren har alltid rätt att inleda debatten om dennes förslag.
Mötets avslutande
___________ öppnade mötet och tackade alla för deras medverkan.
Signaturer:
______________________
Namnförtydligande, mötesordförande
______________________
Namnförtydligande, mötessekreterare
______________________
Namnförtydligande, justeringsperson
______________________
Namnförtydligande, justeringsperson
Om det extra årsmötet har valt en helt eller delvis ny styrelse är det viktigt att snart efter årsmötet som möjligt genomföra ett konstituerande styrelsemöte så styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att årsmötet är avslutat. På det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen välja en sekreterare och kassör. Därutöver kan styrelsen i en länsvis lokalförening även välja en talesperson och besluta om att ytterligare poster inom styrelsen.
Efter konstitueringen så behöver den nya styrelsen anmäla sig till kansliet genom att skicka in årsmötet- och konstitueringsprotokollet, samt kontaktuppgifter till ordförande och talesperson. För mer information om styrelsens konstituering med protokollmall och checklista gå vidare till rubriken huvudrubriken Styrelseguide och Lathund - Konstituera styrelsen.
Välkommen att prenumerera på Konstnärernas Riksorganisations konstnärspolitiska nyhetsbrev. Nyhetsbrevet skickas ut cirka 4 gånger per år och ger dig en snabb översikt över aktuella politiska frågor som är viktiga för konstnärskåren. Det riktar sig i första hand till politiker eller tjänstepersoner med ansvar för kulturpolitiken på statlig, regional eller kommunal nivå.