Många av styrelsen aktiviteter återkommer regelbundet från år till år. Ett årsmöte i början på året, ett medlemsmöte under hösten, styrelsemöten varannan månad. Det finns inget krav på att ett visst antal styrelsemöten ska hållas under året, men det är viktigt att regelbundet ha styrelsemöten i föreningen för att skapa kontinuitet i styrelsens arbete. Nedan presenteras ett par olika mallar för planering och budgetering av lokalföreningens verksamhet utifrån en låg, medel och hög aktivitetsnivå i styrelsen. Samtliga mallar utgår från styrelsens årscykel som börjar och slutar med årsmötet där den gamla styrelsen lämnar sina platser till förfogande och den nya styrelsen väljs.
Det är viktigt att förtydliga att de olika mallarna som presenteras nedan kan användas rakt av men att de också kan modifieras efter styrelsens specifika behov. Resultatet av allt arbete med att planeringen inom styrelsen syftar till att skapa en gemensam målbild inom föreningen av vad som ska hända framöver och vem som ansvarar för/arbetar med respektive aktivitet/uppgift som styrelsen kommer företa sig. Det är styrelsen som ska äga sin egen verksamhet och det första steget börjar alltid med någon form av planeringsinsats som styrelsen företar sig gemensamt efter årsmötet ägt rum.
Följande frågor är bra att utgå ifrån innan styrelsen gör en mer detaljerad planering av det kommande verksamhetsåret.
Vilka verksamhetsområden ska vi fokusera på?
Exempel på områden: intressepolitisk påverkan, medlemsrekrytering, utbildningar
Vilka behov ser vi?
Exempel: Enprocentregeln efterlevs inte
Vilka mål vill vi uppnå?
Exempel: Att landstinget ska följa enprocentregeln
Vilka aktiviteter bör planeras som kan leda till måluppfyllelse?
Exempel: Uppvaktnings av landstingspolitiker, frukostmöte där medlemmar som vill engagera sig i frågan kan delta
Styrelsen vill göra punktinsatser men vet att om den tar på sig för stora arbetsuppgifter så kommer ingenting bli någonting gjort. För en styrelse med en lägre aktivitetsnivå, så kan det räcka med en checklista där de mest prioriterade insatserna kommer först upp på listan. Det är viktigt att understryka att även en styrelse med lägre aktivitetsnivå kan göra ett otroligt viktigt och bra jobb för organisationen.
MALL: LISTAN – DET VIKTIGASTE FÖRST
Planerad verksamhet under 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ____________ (Till exempel: Sjuhärad eller Jämtlands län)
Förutom att styrelsen som helhet är villig att dra ett gemensamt lass och några i styrelsen är taggade på att göra en lite större insats under året. De vet att de kan få med sig de andra om de går före och visar vägen. För en styrelse med medelhög aktivitetsnivå så passar en kalendermodell bättre där aktiviteterna planeras in i kronologisk följd. Styrelsen behöver också ett måldokument, en A4 räcker gott och väl, som beskriver styrelsens fokus under det kommande året. Dessa två dokument ger en bra överblick över årets alla aktiviteter och skapar tydlighet kring vad styrelsen vill åstadkomma under året.
MALL: MÅLSÄTTNINGAR – VAD STYRELSEN VILL UPPNÅ UNDER VERKSAMHETSÅRET
Målsättningar under 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ____________
MALL: AKTIVITETER MÅNAD FÖR MÅNAD – KALENDERMODELLEN GER ÖVERBLICK
Aktivitetskalender under 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ____________
Januari
Februari
Mars
April
Maj
Juni
Juli
Augusti
September
Oktober
November
December
En majoritet av styrelseledamöterna är beredda på att dra ett lite större lass under året. Många är beredda att gå in och ta ansvar för de olika aktiviteterna som planeras. Det finns också lite projektpengar vilket ger möjlighet att genomföra lite större aktiviteter. För en styrelse med hög eller mycket hög aktivitetsnivå kan med fördel arbeta fram en verksamhetsplan uppdelad i olika verksamhetsområden, med prioriterade frågor med konkreta målsättningar inom varje respektive område. En A4 för varje verksamhetsområde är mer än tillräckligt. Det är antagligen inte lönt för styrelsen att definiera mer än som flest tre-fyra verksamhetsområdet. Även om endast ett eller två verksamhetsområden definieras så kommer styrelsen sannolikt vara fullt sysselsatt under året.
Därutöver behöver styrelsen också planera in alla aktiviteter över året, månad för månad. Se mall för aktivitetsplanering ovan. Tänk på att aktivitetsplanen behöver följas upp under året och kompletteras då det sannolikt inte är möjligt att planera in alla aktiviteter vid årets början.
MALL: VERKSAMHETSPLAN – STRATEGISK PLANERING UTIFRÅN DEFINIERADE VERKSAMHETSOMRÅDEN
Verksamhetsplan 20XX för Konstnärernas Riksorganisation ____________
Målområde 1: Politisk påverkan
Övergripande beskrivning av verksamhetsområdet och vilka förändringar/åtgärder/utvecklingsarbete sett ur ett helikopterperspektiv som styrelsen vill se inom länet/kommunen.
Prioriterad fråga 1.1: Enprocentregeln
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Lista med konkreta målsättningar i frågan:
Prioriterad fråga 1.2: Ateljébidrag
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Konkreta målsättningar i frågan:
Prioriterad fråga 1.3: Hat och hot mot konstnärer
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Konkreta målsättningar i frågan:
Verksamhetsområdet 2: Kommunikation (främst till medlemmarna)
Övergripande beskrivning av verksamhetsområdet och vilka förändringar/åtgärder/utvecklingsarbete sett ur ett helikopterperspektiv som styrelsen vill se inom länet/kommunen.
Prioriterad fråga 2.1: Deltagande på andra konstnärssammanslutningars aktiviteter
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Konkreta målsättningar i frågan:
Prioriterad fråga 2.2: Synlighet i sociala medier kring föreningens arbete
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Konkreta målsättningar i frågan:
Verksamhetsområdet 3: Föreningsaktiviteter (interna)
Övergripande beskrivning av verksamhetsområdet och vilka förändringar/åtgärder/utvecklingsarbete sett ur ett helikopterperspektiv som styrelsen vill se inom länet/kommunen.
Prioriterad fråga 3.1: Årsmöte och medlemsmöte
Beskrivning av prioriterad fråga inom målområdet och hur styrelsen ser på utmaningar och möjligheter kopplade till frågan inom länet/kommunen.
Konkreta målsättningar i frågan:
Prioriterad fråga 3.2: Styrelsemöten
Eftersom de flesta lokalföreningar en mycket liten budget så är det tämligen enkelt att budgetera verksamheten. Mycket av arbetet inom lokalföreningen drivs på ideell basis och det är därför inte säker att alla aktiviteter, så som styrelsemöten, ens har någon budget.
Det enklaste sättet att göra en budget förverksamheten är att uppskatta verksamhetens intäkter. I vissa landsting och kommuner så kan mindre anslag för styrelsearbetet erhållas. Det går också att få ett mindre verksamhetsbidrag från riksorganisationen om lokalföreningen uppfyller särskilda villkor. Se mer information om riktlinjer för rikskansliets verksamhetsbidrag för lokalföreningar under rubriken Mallar och riktlinjer i huvudmenyn. Lokalföreningen har också möjlighet att besluta om en årsavgift från medlemmarna under årsmötet.
När du har räknar samman de förväntade intäkterna så uppskatta vilka aktiviteter som styrelsen kommer behöva uppskatta utgifter för de aktiviteter som lokalföreningen sannolikt kommer behöva bekosta/finansiera helt eller delvis. Det kan till exempel handla om inköp av lättare mat och dryck till årsmöte, arvode till en föreläsare, eller ersättning för bilresa till och från ett styrelsemöte.
Avsluta med att räknas samman de totala kostnaderna för alla aktiviteter under året sammantaget. Om utgifterna är större än intäkterna måste styrelsen antigen försöka skära ner på kostnaderna eller söka vägar för att få in högre intäkter, till exempel i form av fler bidrag. Om däremot utgifterna är mindre än intäkterna kan styrelsen välja att inte göra av med alla pengar utan spara dem till nästkommande års verksamhet eller planera in fler aktiviteter under året, alternativt kan styrelsen satsa mer på de aktiviteter som redan är planerade.
MALL: BUDGET
Budget för 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ____________
Intäkter:
Riksorganisationen, 5000 kr
Övriga bidrag, 3000 kr
Totala intäkter, 8000 kr
Utgifter:
Årsmöte, 3000 kr
Medlemsmöte på hösten, 3000 kr
Milersättning för ledamöter i styrelsen, 1500 kr
Fika till styrelsen, 500 kr
Totala utgifter, 8000 kr
Summa totala intäkter minus totala utgifter: 0 kr
Välkommen att prenumerera på Konstnärernas Riksorganisations konstnärspolitiska nyhetsbrev. Nyhetsbrevet skickas ut cirka 4 gånger per år och ger dig en snabb översikt över aktuella politiska frågor som är viktiga för konstnärskåren. Det riktar sig i första hand till politiker eller tjänstepersoner med ansvar för kulturpolitiken på statlig, regional eller kommunal nivå.