Distansmöten som fungerar

Distansmöten över telefon och Skype kan underlätta för de styrelser som har svårt att ha fysiska möten på grund av långa avstånd eller tidsbrist.

Telefonkonferens

Riksorganisationen tillhandahåller en tjänst för telefonkonferenssamtal som är kostnadsfri. Kontakta kansliet på kro@kro.se för att boka tid för en telefonkonferens.

Zoommöte

Riksorganisationen har ett zoomkonto som kan användas gemensamt av lokalföreningarna. Kontakta alltid ordförande för att få hjälp att boka in tid för möte.

Skypemöte

Skype är en gratis tjänst för konferenssamtal och videogruppchatt. Deltagarna använder sin dator eller mobil. I båda fallen behöver programvaran laddas ner och installeras. Gå till https://www.skype.com/sv/ för att ladda ner och installera på din dator eller sök på Skype i App Store eller på Google Play för att installera på din mobiltelefon.

Du behöver sedan logga in. Om du inte redan har ett konto behöver du skapa ett. Du kan sedan leta upp de andra styrelsemedlemmarna genom att söka på deras profilnamn. Det räcker med att en person i styrelsen ser till att lägga till alla i styrelsen och sedan ringer upp deras konton när mötet ska börja. De andra behöver bara logga in och vänta på att bli uppringda.

En praktisk funktion är att ni kan skicka filer och skriva i chatten till varandra under själva mötet.

Ett problem som kan förekomma är att uppkopplingen inte är bra nog vilket kan resultera i ett hackigt ljud och dålig bildkvalité. Det kan då vara bra att användarna stänger av kameran så att ljudöverföringen förbättras.

CHECKLISTA: SÅ LYCKAS DU MED DISTANSMÖTET

• Avkräv tydliga svar
  Ta inte beslut av typen ”om ingen säger emot så antar vi att alla är med på tåget”. Avkräv tydliga ja/nej eller använd symboler för att försäkra er om att alla har koll på frågeställningen och informationen.
• Ta pauser 
  Känn av behov av paus: Våga fråga och våga utgå från dina egna behov. Lägg in fikapauser precis som vid andra möten.
• Sätt en tydlig agenda
  Ett tydligt syfte är A och O, liksom i alla möten. Var tydlig med vad som förväntas av mötesdeltagarna och när ni är i mål. Sätt inte bara en starttid utan också en sluttid för mötet.
• Möjliggör förberedelse
  Fundera på vad som måste ske på mötet och vad som kan ske innan. Kanske kan vissa saker stämmas av i styrelse några dagar innan mötet, så som att alla får ge ett kort svara på vad de gjort/hur långt de har kommit i sina olika arbetsuppgifter sedan det förra styrelsemötet.
• Tänk på ljudbilden
  Säkra upp ett bra ljud. Använd gärna headset och se till att alla som inte pratar stänger av sina mikrofoner.
• Ha alltid en plan b om det blir teknikstrul
  Var noga med att alla vet hur de tar sig tillbaka in i mötet om de av någon anledning ”ramlar ur”. Samla nödvändiga inloggningsuppgifter på en plats och se till att alla deltagare har lätt att nå den informationen. Om Skype-mötet krånglar, ha uppgifterna till telefonkonferenstjänsten i beredskap så att mötet kan fortsätta där.