Policy för representation

Representation ingår som ett naturligt led i organisationens kontakter med medlemmarna och omvärlden, till exempel andra organisationer, politiker och beslutfattare. All representation ska emellertid utövas återhållsamt, med omdöme och den ska alltid ha ett omedelbart samband med styrelsens verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer.

Intern representation

Vid intern representation, till exempel informationsmöte eller liknande, får kostnaden för måltidsutgifter vid enklare förtäring uppgå till högst 150 kr inklusive moms per person och representationstillfälle.

Bokföringsunderlag för representation

Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med en anteckning om följande:

  • Datum för representationen

  • Syfte med representationen

  • Namn, en förenklad dokumentation av deltagarna

Enklare förtäring

Förfriskningar och annan enklare förtäring till medlemmar, som till exempel kaffe, te, läsk och bulle betraktas inte som intern representation utan klassas som skattefria förmåner till medlemmarna. Enklare förtäring kan också förekomma, till exempel i samband med arbete kvällstid, utan att det ska medföra förmånsbeskattning för de medlemmarna. Härvid ska beaktas att det bör vara en enklare måltid, exempelvis smörgås och alkoholfria dryck, och att den ska intas på arbetsplatsen.

Alkohol

Alkohol kan få förekomma på medlemsaktivitet under kvällstid efter att stadgeenliga möten är avklarade. Alkoholförtäring ska vid dessa tillfällen hanteras med omdöme och alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.

Resor

Resor utgår från principer om kostnad, restid och miljöpåverkan när vi bokar resa.
Resor ska om möjligt bokas sju dagar innan avresa. Detta för att hålla kostnaderna nere.
Om det bästa alternativet är att köra egen bil får utgår milersättning utifrån skatteverkets fastställda tabell.
Ersättning för taxi utbetalas endast under mycket speciella omständigheter.

Boende

Boendekostnad är den främsta faktorn att tänka när boende bokas. Så billigt och funktionsdugligt boende som möjligt ska användas.

Traktamente

Traktamente betalas inte ut.

Utläggsredovisning

Ersättning betalas bara ut om kostnaden kan styrkas med specificerat kvitto.