Lathund – Hålla extra regionmöte (regionförening)

Styrelsen kan kalla till extra regionmötet för att besluta i en större fråga som inte kan vänta till det ordinarie regionmötet. Styrelsen måste vara beslutsmässig, det vill säga bestå av minst tre valda personer (tre ledamöter eller två ledamöter och ordförande), för att kalla till ett extra regionmöte.

Det är mindre vanligt förekommande, men på det extra regionmötet kan också nya ledamöter till styrelse eller valberedning utses. Om styrelsen har föreslår att ersätta eller komplettera styrelse eller valberedning ska dessa personer presenteras som ett förslag från styrelsen.

Det extra regionmötet kan äga rum när som helst på året. Det finns inga särskilda bestämmelser avseende ett extra regionmöte i regionföreningens stadgar, men det är lämpligt att följa samma bestämmelser som gäller för det ordinarie regionmötet, det vill säga att kallelsen ska skickas ut minst fyra veckor innan mötesdagen. Stadgarna ger ingen rätt till medlemmarna i distriktet att kalla till ett extra regionmöte, men om en större grupp av medlemmar går samman i en önskan om ett extra regionmöte bör styrelsen hörsamma det önskemålet. Det är i sådana fall bra att medlemmarna om möjligt går samman och skriven en motion som kan behandlas på det extra regionmötet och som styrelsen kan svara på.

Det är viktigt att poängtera att det extra regionmötet måste ha ett konkret förslag att behandla. Det räcker till exempel inte att medlemmarna vill framföra kritik gentemot styrelsen. De måste presentera ett förslag för att lösa/komma vidare i problematiken.

Förberedelserna och protokollförandet av det extra regionmötet är dem samma, bortsett att dagordningen endast omfattar ett fåtal av det ordinarie regionmötet punkter. Detta mot bakgrund av att det enda fråga som ska behandlas är styrelsens förslag, alternativt den inkomna motionen från en större grupp medlemmar.

Lathunden nedan omfattar sju steg som går igenom alla moment som styrelsen behöver ha koll på för att kalla till och protokollföra det extra regionmötet.

 

Steg 1: Förbered kallelsen

MALL: KALLELSE TILL extra regionmöte

Kallelse till extra regionmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________ (Till exempel: Region Väst)

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Kallade: Medlemmar i ___________ A, B C län

  • Avsändare: ___________, (Vanligen ordförande)

  • Kontaktperson för frågor och anmälningar: ___________ (Vanligen sekreterare)

 

Steg 2: Förbered dagordningen

Dagordningen också kallad föredragningslista regleras av stadgarna och kan skickas ut tillsammans med kallelsen. Tänk på att det extra regionmötet endast ska behandla styrelsen väckta förslagen alternativt medlemmarnas inkomna motion.

MALL: FÖREDRAGNINGSLISTA TILL EXTRA REGIONMÖTE

Föredragningslista för extra regionmöte i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  1. Anteckning av mötesdeltagare

  2. Val av mötesfunktionärer och justeringsmän

  3. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning

  4. Fastställande av föredragningslista

  5. Av styrelsen väckta förslag/Inkommen motion
    Beskrivning styrelsen/Beskrivning av inkommen motion.

  6. Eventuellt svar från styrelsen
    Endast om det inkommit en motion från medlemmar.

 

Steg 3: Förbered bilagor

På det extra regionmötet behandlas endast styrelsens förslag vilket är själva upprinnelsen till mötet. Alternativ så behandlas endast motionen från medlemmarna med styrelsens svar. Det är alltså en av bilagorna nedan som kan komma i fråga för det extra regionmötet.

Bilaga: Styrelsen förslag X
Styrelsen ska beskriva bakgrunden och motiven/skälen bakom sitt förslag. Det är bra om texten är lättillgängligt skriven. Det ska också tydligt framgå vilket beslut som styrelsen vill att regionmötet ska fatta. Exempel: Styrelsen vill att regionmötet ska ta beslut om: att fokusera på enprocentregeln under det kommande året. Förslaget kan omfatta fler än en att-sats. Och styrelsen kan ställa fler olika förslag till regionmötet, men handlar förslagen om olika saker/berör skilda verksamhetsområden ska en bilaga för varje enskilt förslag biläggas till handlingarna.

Bilaga: Inkommen motion X med styrelsen svar
Motionen inskickad av en medlem eller en grupp medlemmar är vanligen uppbyggd på samma sätt som styrelsens förslag. Se beskrivning ovan. Det går däremot inte att ställa samma formkrav på medlemmarna som på styrelsen. Det innebär att även motioner som saknar att-satser ska behandlas på regionmötet. Styrelsen ska skriva ett svar på motionen där styrelsen argumenterar för hur den tycker att regionmötet ska ställa sig till motionen. Avslutningen kan styrelsen föreslå regionmötet att (1) bifalla motionen (bifalla alla att-satser), (2) Att motionen i sin helhet (avslå samtliga att-satser), (3) bifalla delar av motionen och avslå andra delar (bifalla vissa att-satser och avslå andra). Bifall betyder att styrelsen vill att regionmötet ska rösta JA till motionen.

 

Steg 4: Skicka ut kallelsen med dagordning och bilagor

Kallelsen med dagordning och bilagor ska skickas ut av kansliet senast två (4) veckor före utsatt datum för det extra regionmötet. För att kallelsen ska gå ut i tid behöver därför kallelsen skickas in sex (6) veckor innan mötesdatumet till kansliet. Kontaktuppgifter hittar du på www.kro.se/kontakt

Det kan vara bra att utse en kontaktperson som kan svara på frågor och ta emot anmälningar till regionmötet.

 

Steg 5: Praktiska förberedelser

Tänk på de praktiska förberedelserna. Vem ordnar med fika, kommer tidigare och kokar kaffe och tevatten med mera. De kan också vara bra att engagera en person med vana av föreningslivet som mötesordförande, om ingen i styrelsen känner sig trygg med den uppgiften.

 

Steg 6: Var noga med att protokollföra det extra regionmötet och upprätta en närvaroförteckning

Var noga med att protokollföra regionmötet på rätt sätt. Protokollet ska skrivas under av mötessekreterare och justeringspersoner. Upprätta också en närvaroföreteckning, en lista som alla mötesdeltagare får skriva upp sig på.

MALL: EXTRA REGIONMÖTESPROTOKOLL

Protokoll för extra regionmöte 20XX i Konstnärernas Riksorganisation ___________

  • Datum: ___________

  • Tid: ___________

  • Plats: ___________

  • Närvarande: Se bilaga 1. Närvaroförteckning

Mötesparagrafer:

  1. Mötes öppnande
    ___________ öppnade mötet och hälsade alla välkomna.

  2. Anteckning av mötesdeltagare
    Mötesordförande tar fram närvaroförteckningen och läser upp namnet på alla närvarande. Mötesordföranden konstaterar att x personer är närvarande. Närvaroförteckningen biläggs protokollet.

  3. Val av mötesfunktionärer och justeringspersoner
    Mötet väljer ___________ till mötesordförande, ___________ till mötessekreterare och ___________ samt ___________ till justeringspersoner.

  4. Fråga om mötets stadgeenliga utlysning
    Mötesordföranden redogör för hur och när möteskallelsen skickades ut. Kallelsen skickades ut datum årtal vilket betyder att mötet är stadgeenligt utlyst.
    (Eftersom regionerna saknar skrivning angående extra årsmöte så är det lämpligt att utgå från 4 veckor, vilket gäller för det ordinarie årsmötet.)

  5. Fastställande av föredragningslista
    Mötesordförande frågar om det finns några frågor kring föredragningslistan/dagordningen.

    Föredragningslistan fastställs.
    (På ett extra möte kan normalt inte nya frågor väckas på sittande mötet och om nya frågor tas med på föredragningslistan/dagordningen ska de endast behandlas i mån av tid.)

  6. Inkomna motioner och av styrelsen väckta förslag
    Mötesordförande redogör styrelsens förslag alternativt den inkomna motioner till det extra regionmötet. Motionsställaren har alltid rätt att inleda debatten om dennes förslag.
    Motionsställaren har alltid rätt att inleda debatten om dennes förslag.
    a) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).
    b) ___________ redogör för styrelsen förslag/sin motion. Förslaget/motionen diskuteras. Regionmötet beslutar att styrelsens förslag/motionen avslås/bifalles. Regionmötet beslutar att___________. (endast om förslaget/motionen bifalles).

  7. Mötets avslutande
    ___________ öppnade mötet och tackade alla för deras medverkan.

Signaturer:

______________________
Namnförtydligande, mötesordförande

______________________
Namnförtydligande, mötessekreterare

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

______________________
Namnförtydligande, justeringsperson

 

Steg 7. Konstituera styrelsen och anmäl den nya styrelsen till kansliet

Om det extra regionmötet har valt en helt eller delvis ny styrelse är det viktigt att så snart som möjligt efter regionmötet genomföra ett konstituerande styrelsemöte så styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att regionmötet är avslutat.  På det konstituerande styrelsemötet ska styrelsen välja en sekreterare och kassör. Därutöver kan styrelsen även välja en talesperson och besluta om ytterligare poster inom styrelsen.

Efter konstitueringen så behöver den nya styrelsen anmäla sig till kansliet genom att skicka in regionmötets- och konstitueringsprotokollet, samt kontaktuppgifter till ordförande och talesperson. För mer information om styrelsens konstituering med protokollmall och checklista gå vidare till rubriken huvudrubriken Styrelseguide och Lathund - Konstituera styrelsen.