Checklista för krishantering i coronatider

18/03/2020
Katarina Renman Claesson
I tider då det är tydligt att inkomsterna kommer att minska drastiskt är det viktigt att försöka säkra upp inflödet av pengar och dra ner på utgifter och kostnader på alla sätt möjliga. Här kommer några tips.

Av Katarina Renman Claesson, 18 mars 2020.

Säkerställ inflödet av pengar!

Se över pågående överenskommelser med gallerier, beställare och andra. Diskutera tidigareläggning av utbetalning av hela eller delar av din ersättning,  särskilt om du redan lagt ner både tid och pengar. Det kan handla om ersättning för nedlagda och kommande kostnader för produktion av beställda verk eller verk till utställningar och/eller försäljning,  kostnader för planering och medverkan i projekt eller utställningar eller andra liknande kostnader för det arbete, material, resande etc. som är hänförligt till överenskommelser med andra. Det är inte rimligt att du ensam bär den ekonomiska risk det idag innebär att arbeta med uppdrag och projekt som också kanske senareläggs eller avbryts.

Om ett uppdrag eller projekt istället avbryts helt, t.ex. genom att en utställning ställs in, ett uppdrag avbokas eller avbeställs, kan det vara fråga om ett avtalsbrott där du kan ha rätt till ersättning för de kostnader du haft, har och kommer att få samt i vissa fall också utebliven ersättning direkt relaterat till det avbrutna uppdraget/projektet. Det krävs inte att ni har ett skriftligt avtal utan det räcker med att kunna visa att det finns en överenskommelse muntligt, via mail, offert eller liknande som sedan inte fullgörs av den andra parten. Om du t.ex. har blivit tillfrågad om att deltaga i en utställning och du ska få ersättning (helt eller delvis) för produktion av ett nytt verk till utställningen och/eller för ditt arbete i utställningsproduktionen, så finns det skäl att diskutera din ersättning om utställningen plötsligt ställs in.

Den som inte presterar enligt en överenskommelse gör sig skyldig till avtalsbrott, men i skriftliga avtal kan det finnas villkor som listar ett antal omständigheter som orsak för ursäktliga avtalsbrott (force majeure, act of god) där inget skadestånd till motparten ska utgå. Men även i dessa fall krävs det att omständighet som stämmer in på coronaviruset anges som ursäktlig i avtalet och att det faktiskt utgör ett hinder för fullgörande i den aktuella situationen (se nedan). I muntliga avtal eller andra former av mindre formaliserade överenskommelser, är det än mer osäkert om avtalsbrott kan anses som ursäktliga bara genom en hänvisning till coronaviruset. Det krävs i vart fall ytterligare förklaring till varför det skulle vara ett hinder i den aktuella situationen.

Vad är force majeure?
I avtalsrelationer uppstår ibland situationer som gör att part inte kan fullgöra sina åtaganden. Om det är omständigheter som ligger utanför parten/parternas kontroll och som part inte hade anledning att räkna med eller beakta då avtalet ingicks samt vars följder hen inte heller skäligen kunde undvika eller övervinna, kan avtalsbrottet vara ursäktligt så att avtalet inte behöver fullgöras så länge den aktuella situationen pågår. Det som brukar listas som force majeure omständigheter är krig, revolution, eldsvåda, översvämningar eller andra liknande händelser. Den här bestämmelsen begränsar den andra partens rätt att begära fullgörelse och skadestånd, men hindrar vanligen inte att den andra partens egna prestationen hålls inne eller att avtalet hävs.

Den som anser att det föreligger en force majeure situation som hindrar fullgörande av avtalet, ska ge den andra parten meddelade om hindret och hur det påverkar möjligheten att prestera enligt avtalet. Om sådant meddelande inte ges inom skälig tid efter det att parten fick kännedom eller borde ha känt till hindret, är hen skyldig att utge ersättning för den skada som motparten kunde ha undvikit om meddelandet lämnats i rätt tid.

Kan Coronaviruset (covid-19-viruset) åberopas som force majeure omständighet?
Osäkert. Det finns ingen lagstiftning som definierar vad som är force majeure omständighet. Om hinder pga. coronaviruset eller det som sker i anslutning till det är force majeure omständighet beror istället på hur ett sådant villkor är formulerat i det enskilda avtalet. Det är därmed inte givet att en part kan bryta ett avtal och endast ange coronaviruset som grund. Och även om epidemier, karantäner eller liknande situationer finns nämnt som force majeure omständighet måste också konkreta omständigheter i det enskilda fallet relaterat just till coronaviruset göra att avtalet inte kan fullgöras. Vad är skälen till att parten inte kan fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet? Det räcker inte med att åtagandet är svårare eller dyrare att genomföra/fullgöra.

Så om Coronaviruset och dess konsekvenser utgör en force majeure omständighet som ger en avtalspart rätt att inte behöva fullgöra sina åtaganden enligt avtal avgörs från fall till fall med utgångspunkt i det aktuella avtalet. Ett meddelande om att avtalet inte kommer att fullgöras pga. force majeure omständigheter (här effekter av Coronaviruset) ska lämnas motparten snarast efter att det är uppstått och det ska tydligt anges varför coronaviruset utgör ett hinder.

Men istället för att börja utreda och tvista om det föreligger ursäktligt avtals-brott (force majeure) eller inte, så är det troligen bättre för båda parter om man kan komma överens om vad som är rimlig ersättning för det arbete och de kostnader som redan föreligger och sådana som inte går att undvika samt att det utbetalas snarast möjligt.

Om du nu befinner dig i en situation där nya överenskommelser ska träffas är det viktigt att inkludera villkor som gör att riskerna för vad som händer framöver delas mellan båda parter. Det kan ske bl.a. genom att överenskommen ersättning utbetalas i flera poster, med en första post (minst 1/3) så snart avtalet ingås, nästa del när viss del av uppdraget fullgjorts samt den sista delen (max 1/3) efter det att alla åtaganden är fullgjorda. Det är också viktigt att noga skriva in vad som ska gälla om överenskommelsen behöver ändras, t.ex. vad gäller tidplan, omfattning, hur merkostnader som inte beror på den parten kompenseras etc. Och, som framgår ovan, det är också bra att tydligt ange vad som kan vara ursäktliga avtalsbrott (force majeure omständigheter) och när och hur sådant ska meddelas den andra parten. 

Glöm inte att också skriva samma villkor till egna underleverantörer eller andra som kommer att anlitas i uppdraget/projektet. Det kan också vara bra att fundera på vilka risker du tar i valet av samarbetspartner/ underleverantör. Att hamna i tvist med en avtalspart i ett annat land på grund av t.ex. utebliven leverans eller obetald faktura kan vara väldigt komplicerat.

Dra ner och skjut upp utgifter och kostnader!

Långivare

Kontakta CSN. Det går att få nedsättning och betala mindre under en tid med hänsyn till din inkomst eller synnerliga skäl. Kontakta din bank och hör efter om du kan få amorteringsfritt och/eller skjuta upp räntebetalningar under en viss tid. Finansinspektionen meddelade den 17 mars 2020 att inkomstbortfall kopplat till coronaviruset kan utgöra särskilda skäl  för undantag från amortering. (Se länk i länklista.) Det kan röra sig om allt mellan 3 och 12 månader, med möjlighet till förlängning. Och skulle det uppkomma gränsdragningsproblem i fråga om vad som är att betrakta som coronarelaterat inkomstbortfall, t ex för egenföretagare skriver FI att givet det ekonomiska läget ”bör bankerna vara generösa i sin tillämpning av att medge undantaget”.

Moms och skatt

Skatteverket gör bedömningen att följderna av coronaviruset skulle kunna vara ett sådant synnerligt skäl som gör det möjligt att ansöka om anstånd med betalning enligt de nuvarande reglerna. Ansökan görs skriftligt och skickas till den skattskyldigas skatteenhet.

Regeringen föreslår en möjlighet till tillfälliga anstånd med betalning av skatt vilket föreslås träda i kraft den 7 april, men kan tillämpas retroaktivt från och med den 1 januari i år. Det innebär att företag kan få tillbaka redan inbetalad skatt, en skattekredit. Denna anståndsmöjlighet avser betalningen av arbetsgivaravgifter, avdragen skatt och mervärdesskatt som redovisas månadsvis eller kvartalsvis. Möjligheten gäller tre månader för respektive skatt under januari–september 2020, och anståndstiden får bestämmas till längst ett år.

Men anstånd är inte gratis, det löper med en s.k. anståndsränta på 1,25 procent på årsbasis samt med en avgift på 0,3 procent som företaget ska betala för varje månads anstånd.

Den preliminära F-skatten kan ändras med hänsyn till vad man tror att man kommer att tjäna under resterande delen av 2020. Viktigt här är att man gör en realistisk prognos för att inte senare hamna i betalningssvårigheter. Den preliminära F-skatten kan du ändra igen när saker och ting är mer stabila på̊ marknaden. För att säkerställa att de närmsta dragningarna av F-skatten (innan ändringen är genomförd) inte ska leda till dröjsmålsavgifter och straffskatter, så kan du skicka med en blankett som heter SKV 4311. Det ska underlätta hanteringen och säkerställa att du inte blir påförd extra avgifter tills den nya F-skatten gäller.

Vi vill slutligen poängtera att alla åtgärder i dagsläget är till för att underlätta likviditeten på̊ kort sikt. Det är med andra ord ett lån eller ett anstånd av något som ändå ska betalas. Se närmare här.

Stresstest

Vad händer om du blir långvarigt sjuk och inte kan arbeta?

Se över SGI samt villkoren för sjukskrivning, sjuklön och eventuell inkomst-försäkring. Kontakta eventuella samarbetspartners, uppdragsgivare, beställare och gör upp om hur du kan ändra tidplan mm. Gör en avstämning och be att få utbetalt för de kostnader du redan haft.

Vilka material/produkter/underleverantörer/tjänster är viktigast för ditt företag ska kunna fungera ”normalt”?

Gör en lista och gradera 1-10 – vad och vilka du måste säkra leverans av. Behöver du göra en extra beställning, gör gärna upp om förlängd frist för betalning.

Vad händer om du tappar X procent i omsättning eller vinst?

Var går gränsen för när det blir svårt att hålla igång företaget?

Vad händer om kostnaderna ökar med X procent?

När börjar det bli svårt att hålla igång företaget? Kan du förhandla fram upp-skjutande och begära anstånd för  kostnader?

Vad händer om X procent av arrangörer/beställare/köpare hamnar i karantän eller stänger verksamheten?

När börjar det bli svårt att hålla igång företaget? Se ovan om att begära att få förskottsbetalat, om att genomföra utställningar och andra projekt på annat sätt, om att det inte utan godtagbar grund går att åberopa Coronaviruset för nedstängning, avbrott och liknande.
 

Uppmaning till uppdragsgivare, samarbetspartners, bidragsgivare och andra.

Följ gärna Kulturrådets och andra myndigheters policy att se över om de ändringar som sker av projekt eller verksamheter som fått bidrag ändå kan anses vara kostnader som kan godtas inom ramen för det beslutade bidraget. Det kan t.ex. vara kostnader avseende ersättning enligt ingångna avtal samt kostnader som inte kan undvikas i samband med att projekt eller verksamhet i sin helhet eller delar av projekt eller verksamhet inte går att genomföra på grund av svenska myndigheters beslut eller utbrott av covid 19.  

Vi har också sett att flera museer, gallerier och andra utställare har hittat sätt att genomföra utställningar och försäljningar, t.ex. genom att uppmana besökare att fortsätta komma, men efter överenskommelse via telefon eller mail. Konstnärssamtal och andra planerade programpunkter spelas in och tillgängliggörs digitalt. Utställningsbilder, texter och verk som är till salu presenteras på webbsidor.

Fortsätt köpa in konst och anlita konstnärer för gestaltningsuppdrag. Det finns egentligen inget skäl att enbart pga. Coronaviruset dra ner på planerade inköp. Tvärtom, det kommer att vara otroligt viktigt att de upprätthålls och gärna ökar, då uppdrag som relaterar till publika evenemang drastiskt kommer att minska under den närmaste tiden. 
 

Här finns mer och fördjupad information
Regeringen (genom UD och Socialdepartementet), Folkhälsomyndigheten, Socialstyrelsen och Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) är de myndigheter som i störst utsträckning arbetar med frågor som rör effekter av coronaviruset.

Regeringen
https://www.regeringen.se/regeringens-politik/regeringens-arbete-med-anledning-av-nya-coronaviruset/

Krisinformation från myndigheter
https://www.krisinformation.se/corona

Folkhälsomyndigheten
Frågor och svar
https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/fragor-och-svar/

Socialstyrelsen
https://www.socialstyrelsen.se/

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
https://www.msb.se/

Försäkringskassan
http://bit.ly/3b3MpAQ

Krispaket för svenska företag
https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2020/03/krispaket-for-svenska-foretag-och-jobb/

Skatteverket
https://www.skatteverket.se/omoss/press/nyheter/2020/nyheter/mojlighettillanstandmedbetalningpagrundavcoronaviruset.5.1c68351d170ce554527435.html

Tillväxtverket
https://tillvaxtverket.se/om-tillvaxtverket/samlad-information-om-covid-19.html  

Kulturrådet
https://www.kulturradet.se/nyheter/2020/information-med-anledning-av-coronaviruset/

Verksamt.se
https://www.verksamt.se/om-verksamt/nyhetsarkiv/-/journal_content/56_INSTANCE_0LpMHH7zZQ6q/10183/NYHET_CORONA_2

Sammankomster med över 500 deltagare
https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/information-till-arrangorer-av-evenemang/

 

Vid frågor

Kontakta Katarina Renman Claesson, förbundsjurist Konstnärernas Riksorganisation
Epost: jurist @kro.se
Telefon: 070-614 91 91

Texten kan komma att uppdateras.